Зачастую предприниматели, создавая новый бизнес, даже не задумываются, нанимать или не нанимать личного помощника. Но эксперты отмечают: делегирование обязанностей так называемой правой руке повышает эффективность бизнеса и освобождает время для реализации важных задач. О подводных камнях поиска помощника рассказывает автор курса Smart Assistant Петр Синегуб.
Причины
Более 90% собственников бизнеса считают, что личный помощник им не нужен. А все потому, что у руководителей сложилось ложное представление о самой профессии ассистента.
"Они думают, что личный помощник равно секретарь. Но на деле ассистент — это специалист, выполняющий сложные и ответственные задачи, тем самым освобождая время руководителя", — говорит Синегуб.
По его словам, основная задача предпринимателя — разработка стратегии бизнеса и контроль за выполнением данной дорожной карты: "Но когда он погружается в операционку и рутину, времени на глобальные цели не остается. От этого страдает сам бизнес". В качестве примера эксперт приводит расчеты: "Если предприниматель работает один, эффективность выполнения задач составляет 100%. С приходом помощника он может делегировать 20% дел и таким образом реально освободить 20% рабочего времени все с той же эффективностью выполнения. В итоге владелец может вкладывать силы в первоочередные задачи", — отмечает Синегуб.
Поиски
Когда предприниматель все же принимает решение нанять личного помощника, возникает вопрос, как найти идеального специалиста. И тут важно обратить внимание на следующие критерии отбора.
Первое: помощник должен быть дополняющим специалистом.
"Руководитель может подбирать ассистента по навыкам и качествам, которые в нем самом развиты слабо. К примеру, в 9 из 10 случаев руководители нуждаются в помощниках с сильными администраторскими и исполнительными навыками. Это важно, чтобы организовывать поездки и мероприятия, следить за выполнением задач, оптимизировать время шефа. Найдя такого помощника, предприниматель сможет спокойно сосредоточиться на своих сильных сторонах, например на создании новых продуктов", — разъясняет Синегуб.
Бывают также помощники-коммуникаторы: они полезны для выполнения HR-функций. Ведь они нанимают персонал, помогают на переговорах, доносят идеи руководителя до команды.
Второе: ассистент должен соответствовать ценностям команды.
"У каждой компании свои ценности. И желательно подбирать команду, опираясь на эти ценности. Особенно это касается личного помощника, ведь он чаще остальных взаимодействует с руководителем. А иногда выполняет и личные поручения, о чем остальным знать не обязательно", — отмечает Синегуб.
При этом ценности кандидата можно проверить еще на собеседовании с помощью вопросов-ситуаций.
"Человек рассказывает, как бы он поступил в том или ином случае. После рекрутер определяет, обладает ли человек нужными ценностями", — поясняет эксперт.
Третье: ассистент должен быть достоин доверия. По мнению Синегуба, не нужно доверие вырабатывать — его просто нужно не нарушать: "Если ассистент прошел все этапы найма, он уже может вызывать доверие. Но чтобы не было неприятных сюрпризов, все же не помешает его иногда проверять".
